El Manual de Estilo de OPS se remonta a 1992, año en que se creó el Comité para la Normalización de Terminología y Documentación. Este comité tenía la responsabilidad de fijar normas para la preparación de documentos de la OPS.
El trabajo de la Comisión se vio reflejado en una serie de 19 circulares que, actualizadas y enriquecidas, se fundieron en un Manual de Estilo para la institución. Este entró en vigencia en diciembre de 1995.
Principales áreas contempladas
Beneficios
Normas ortográficas
Números
En cuanto a fechas y horas, en un contexto científico se privilegia el uso de cantidades antes que palabras, salvo cuando se refiere a los meses del año.
El manual está disponible en la intranet de OPS.
Principales áreas contempladas
El Comité trabajó en el desarrollo de normas que, al mismo tiempo, facilitaran la comunicación y mejorasen la calidad y presentación de los documentos. Detrás de ello está el objetivo de que la Organización transmita mensajes más claros y exactos.
Entre los principios de denominación, se encuentran las reglas sobre los nombres de países, programas y entidades internacionales; las siglas; la aplicación de normas internacionales.
En ortografía, se consideraron cuestiones tales como el uso de mayúsculas y minúsculas, términos compuestos, nombres geográficos, unidades monetarias y escritura de vocablos extranjeros.
El uso de abreviaciones y números se estandarizó para promover una rápida y extendida comprensión de lo informado. Se adoptaron también reglas de puntuación que facilitaran la lectura.
Sobre el formateo de los documentos, se especifican reglas de estructura, paginación, especificaciones para la impresión, cuadros y figuras.
Finalmente, también se detalla cómo citar adecuadamente, y cómo marcar las notas a pie de página.
Beneficios
En el Manual se plantea que la adopción de las reglas especificadas será beneficiosa para la institución, tanto como para el trabajo individual de cada miembro. Ello, porque la generación de documentos profesionales, con formato adecuado y con normas de comprensión, se logrará mayor seriedad y competencia a la hora de comunicar.
Del mismo modo, facilitando la comunicación exacta promovida, se acrecentará la eficacia de los mensajes de la Organización.
Finalmente, se invita a los usuarios a usar el manual como una manera de ahorrar tiempo y mejorar la productividad, haciendo un mejor uso de los recursos puestos al servicio de los Estados Miembros de la OPS.
Normas ortográficas
Entre las normas ortográficas relevantes, pueden resultar de especial utilidad para un encargado de comunicaciones de una representación, aquellas que dicen relación con cómo citar cargos oficiales. También habitual de encontrar en el tipo de información que los encargados generan, son términos científicos o técnicos, o palabras de idioma extranjero.
Las dudas sobre cómo citar al director de una representación, cómo escribir un nombre científico, son respondidas por este manual.
Además, existe una extensa lista de instituciones, de la organización y de otras, con sus respectivos nombres en español e inglés.
Números
Una sección de mucha utilidad resulta la estandarización en la escritura de números, en sus diversas aplicaciones.
Por ejemplo, cómo escribir cantidades (con grandes cifras, se prefieren palabras y números, porque la combinación es más fácil de leer: se suele escribir 423.000 millones, mejor que 423.000.000.000
Por ejemplo, cómo escribir cantidades (con grandes cifras, se prefieren palabras y números, porque la combinación es más fácil de leer: se suele escribir 423.000 millones, mejor que 423.000.000.000
En cuanto a fechas y horas, en un contexto científico se privilegia el uso de cantidades antes que palabras, salvo cuando se refiere a los meses del año.
El manual está disponible en la intranet de OPS.
